Na minha vida profissional e, no âmbito da legislação societária, tenho-me deparado com uma falta de conhecimento dos sócios quanto ao conteúdo quer material quer formal de uma acta.
Tenho visto, sem acreditar por vezes, que existem sócios que assinam actas sem sequer lerem o seu conteúdo, outros que assinam e descuram do seu registo público, outros que assinam sem serem sócios. Mas, afinal qual é o valor de uma acta?
Em primeiro lugar, convém esclarecer o que é uma acta. Ora, uma acta é um documento escrito que prova o modo como foi tomada uma deliberação social isto é, a vontade dos sócios manifestada em Assembleia-Geral. Trata-se, portanto, de uma finalidade “ad probationem” nos termos do artº63º do Código das Sociedades Comerciais.
Uma acta não deve conter apenas a deliberação, mas todas as ocorrências e circunstâncias em que foi tomada. A acta deve conter nomeadamente: a identificação da sociedade, o lugar, o dia e a hora da reunião; o nome do presidente e, se os houver, dos secretários; os nomes dos sócios presentes ou representados e o valor nominal das partes sociais, quotas ou acções de cada um, salvo nos casos em que a lei mande organizar lista de presenças, que deve ser anexada à acta; a ordem do dia constante de convocatória, salvo quando esta seja anexada à acta; referência dos documentos e relatórios submetidos à assembleia; o teor das deliberações tomadas; os resultados das votações e o sentido das declarações dos sócios, se estes o requererem.
Nas sociedades por quotas as actas devem ser assinadas por todos os sócios presentes. Quando um sócio se recuse a assinar a acta, a sociedade deve notifica-lo judicialmente para que a assine em prazo não inferior a 8 dias; decorrido esse prazo, a acta tem força probatória desde que esteja assinada pela maioria dos sócios. O sócio pode justificar a recusa da assinatura da acta com fundamento na sua falsidade ou desconformidade, mas se não houver fundamento poderá incorrer na sanção penal de multa até 120 dias.
Nas sociedades anónimas, as actas serão assinadas pelo Presidente da Mesa e, se os houver, pelos secretários, sendo que os accionistas apenas deverão rubricar uma lista de presenças que deve ficar anexada à acta.
Os sócios não devem esquecer que, em caso de violação da lei ou dos estatutos, as deliberações são inválidas, máxime inexistentes.
Com a predominância dos regimes de corporate governance, a Administração passou a ser o órgão principal, que detém os poderes efectivos na sociedade. Mesmo assim, ainda competem á Assembleia-Geral importantes poderes que, são ainda mais alargados nas sociedades de pessoas.
A acta reflecte desta forma o sentido de voto dos seus sócios/accionistas que deve ser livre, consciente e responsável em prol da sociedade.
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