A contabilidade para ter utilidade, tem de se assumir como um instrumento de gestão indispensável para qualquer organização. Deve ser uma insubstituível fonte interna de informação para suportar a tomada de decisões, e não, o que é para uma grande parte das pequenas empresas, uma mera formalidade legal de custo elevado e cumprimento obrigatório. Qualquer empresário ganharia, em segurança e conhecimento do seu negócio, se soubesse ler e interpretar, ainda que sumariamente, as peças fundamentais da Contabilidade (designadas de Demonstrações Financeiras) e tivesse conhecimentos básicos do cálculo económico e financeiro. É neste ponto que os Técnicos Oficiais de Contas (TOC) podem e devem, também no seu próprio interesse, desempenhar um papel importante na qualificação técnica dos seus clientes.
A contabilidade regista diariamente aos “acontecimentos” do dia-a-dia, cuja leitura e interpretação abordaremos posteriormente. Anualmente, através dos mapas de síntese previstos no Sistema de Normalização Contabilística (SNC), podemos e devemos “ler” a situação da empresa, seja qual for a sua dimensão. Ora, passemos então a referir-nos à informação que podemos obter em cada uma daquelas peças contabilísticas:
· Balanço – “fotografia” da empresa, naquela data – Activo = Capital Próprio + Passivo. Esta expressão constitui o princípio básico da contabilidade, segundo o qual a aquisição do património da empresa (Activo) tem que ser financiada por capitais dos sócios (Capital Próprio) ou por capitais alheios (Passivo). Um outro aspecto fundamental é a relação entre Activo corrente e o Passivo corrente (num prazo inferior a um ano). Se o primeiro for superior ao segundo, a empresa evidencia capacidade para satisfazer os seus compromissos de curto prazo. Caso contrário, é provável que a empresa se veja forçada a recorrer a empréstimos para saldar as suas dívidas mais imediatas.
· Demonstração dos resultados – é um mapa dinâmico que evidencia como são gerados os resultados operacionais, após gastos de financiamento e de impostos do exercício e face ao ano anterior. Permite avaliar a posição económica ou de desempenho da empresa através da relação entre os rendimentos obtidos e os gastos incorridos, permitindo ajuizar acerca da eficácia com que a empresa emprega os seus recursos básicos e adicionais.
· Demonstração dos fluxos de caixa – apesar de não ser obrigatória para as empresas de reduzida dimensão, é um instrumento básico para percepcionar como os fluxos de caixa (entradas e saídas de dinheiro) fluem na empresa, por actividades: operacional, de investimento e de financiamento. Responde a questões de muitos empresários “Como é que tenho lucro e não tenho dinheiro”. Uma empresa pode ter lucro, ou seja, os seus rendimentos são superiores aos gastos, e não ter dinheiro porque o “desvia” das actividades operacionais para o investimento (situação muito comum), ou não recebe atempadamente dos seus clientes (ou vende mesmo a quem não paga (!) entregando, muitas vezes, o IVA antes de o ter recebido dos clientes) de forma a permitir cumprir com as suas obrigações (salários, fornecedores, impostos, empréstimos de bancos).
· Demonstração da alteração dos capitais próprios – mapa que também não é obrigatório para entidades de reduzida dimensão e que evidencia as modificações nos capitais próprios do exercício em relação ao anterior. Visualiza-se de forma imediata como foram produzidas essas alterações, ou seja, das opções de capitalizar ou descapitalizar a empresa.
· Anexo – elemento das demonstrações financeiras que “esclarece” muitos pontos dos mapas anteriores.
Qualquer um destes mapas permite a visualização das alterações do exercício actual com o anterior, incluindo o Anexo.
No próximo artigo continuaremos com a interpretação das opções que o órgão de gestão toma em relação às operações do dia-a-dia.
Isabel Martins
